Seniorklubbens historie

Retningslinjer for Seniorklubben OSL

 

§ 1 Historisk tilbakeblikk.

Dette dokument er utarbeidet av styret basert på vedtektene, årsmøtevedtak og erfaringer gjort siden tidligere «Pensjonistforeningen» etablert 1980, ble reorganisert til SAS Seniorklubb OSL i 2010.Da ble en ny formann og et nytt styre valgt.

 

Man la an arbeidet for et tettere samarbeid med foreningene/klubbene i Norge, og videreførte også samarbeidet med Wallenberg-stiftelsen og kontakten med Sverige og Danmark, med ett møte i året.

§ 2 Formål.

  • Å samle pensjonert personell fra SAS konsernet i en frittstående SAS Seniorklubb OSL.
  • Bidra til medlemmenes trivsel, sosiale og helsemessige situasjon.
  • Kulturelle interesser.
  • -Økonomisk og Data/IT forståelse.

Ved å holde møter med foredrag, kurs, sosiale samvær for grupper og enkeltpersoner. Reiser og trimturer som fremmer fellesskapet

§ 3 Retningslinjer

De følgende retningslinjer gjelder for alt tillitsarbeid og kan revideres av styret etter behov, så lenge de ikke bryter med seniorklubbens vedtekter eller årsmøtevedtak.

Vedtekter og årsmøtevedtak er styrets mandat gitt av medlemmene, og er grunnlaget for alle beslutninger i styret og i organisasjonen for øvrig.

Styret kan gjøre vedtak i grunnleggende enkeltsaker der vedtektene ikke anses uttømmende formulert og fremme endringsforslag ved førstkommende årsmøte.

 

Ved behov kan det i tillegg utarbeides interne praktiske arbeidsprosedyrer individuelt gjeldene for grupper og aktiviteter. Disse kan hverken erstatte eller være i konflikt med disse retningslinjer.

 

§ 4 SAS Seniorklubb OSL organisasjon består av:

 

Styret, Valgkomite, Revisjon, Aktivitets– og Arbeidsgrupper

 

Styrets ansvar og arbeidsmetoder.

Signaturrett gis til styrets leder og nestleder. Seniorklubben ledes av et styre på 9 medlemmer, valgt i henhold til vedtektene. Styret oppnevner nestleder blant styrets valgte medlemmer og 1 representant i en 3 årsperiode til Styret i Wallenbergstiftelsen. Styret er beslutningsdyktig med 5 av sine medlemmer til stede, hvorav leder eller nestleder er tilstede.

Det skal være en åpen forvaltning og kommunikasjon.

 

Alt arbeid som utføres av SAS Seniorklubbs tillitsvalgte, utføres på ideelt grunnlag.

Faktiske kostnader dekkes etter regning eller en nøktern dokumentert beregning. Styret kan fastsette faste honorarer for tillitsmanns arbeide samt møte- og transportgodtgjørelser.

 

Arbeidsmetoder:

StyreWeb er klubbens valgte datasystem og skal brukes på alle nivå, det er utviklet en egen treningsplan på Styrenivå og nøkkelpersonell for dette. Implementering av GNIST utvikles til et verktøy for planlegging og informasjon til medlemmene. Alle styremedlemmer må ha et dataprogram som kommuniserer med øvrige styremedlemmer, f.eks. Office 365.

 

Når det endres personer i en rolle i foreningens styre, må det lages en opplæringsplan for denne rollen. Det er viktig med kontinuitet i et styre.

Styret skal benytte arbeidsmetoder på månedlige styremøter som er minst mulig tidkrevende for deltakerne, og gir de rimeligste og beste resultater for medlemmene.

 

 

Dette for å gi best mulig kontroll, kontinuitet og forutsigbarhet i følgende årsplaner:

  • for alle møter og aktiviteter
  • for alle reiser
  • foredragsholdere
  • for økonomi, budsjett og regnskap

     

    Det skal settes klare frister og mål for handlingsplaner og beslutninger som følges opp gjennom møtereferater.

    Styret delegerer arbeidet og nedsetter aktivitets – og arbeidsgrupper etter behov, og gir videre alle gruppene klare mål og forventninger til deres arbeid.

    Styret har derfor besluttet at styrets møterutiner skal følges på alle møter i foreningens regi og alle grupper skal derfor ha ett styremedlem som leder/koordinerende.

     

    § 5 Medlemskap og kontakt og med medlemmene.

     

    Følgende aktiviteter skal gjennomføres for å bidra til god informasjon og dialog mellom styret og medlemmene:

               Medlemmene kan ha med seg ledsager på møtene, om ønskelig eller nødvendig. Ledsager  
               inviteres til sommer- og julelunsj til kostpris.
    Medlemmer som har innbetalt kontingent per
               01 oktober kan subsidieres
    (rev.05.jan.2022)

     

                  Alle avgjørelser om endret medlemskap ved utestående kontingent krever styrebehandling
                  og gis skriftlig til de som ikke svart på punktene 1,2,3 og 4.
    (endret 26.mai 2021)                                                                                                  

     

                                                                                                                   

     

  • Medlemsmøter avholdes første onsdag i måneden, under en hyggelig og sosial profil hvor medlemmene får anledning til å treffes over en kopp kaffe og servering. Styret gir en kort orientering i forhold til årsplanene og det er viktig å høre medlemmenes meninger og kommentarer. Det avholdes varierte foredrag.
  • Medlemskontingenten er seniorklubbensgrunnleggende, langsiktige økonomiske forankring. Prosessen for innbetaling i 4 steg for dette er:

    1)Utsendelse faktura pr.15.mars med frist 15.mai.

    2)Påminnelse ubetalt kontingent pr.15.mai med frist 15.juni.

    3)Purring for ubetalt kontingent 01.september med frist 15.september.

          Maler for påminnelse og purring ligger i StyreWeb

    4)Oktober/november foretas årlig vurdering av medlemskap inkludert en ringerunde til de som enda ikke har betalt.  (endret 26.mai 2021)

  • Når et medlem sier opp sitt medlemskap, opphører også det tilhørende familiemedlemskap.

    Når et medlem faller fra, kan tilhørende familiemedlemskap for samme person endres til medlemskap hvor kontingent betales og tilhørende rettigheter følger med.

  • Styrets svartjeneste på telefon 95 83 36 88

     

  • Hjemmesiden og E-post
    Hjemmesiden, https://www.sas-seniorklubb.no/ skal gi medlemmer og omverden all nødvendig informasjon om klubbens Vedtekter – Retningslinjer og aktiviteter. Det er styrets ansvar å bidra til å holde Hjemmesiden oppdatert.
    E-post,
    post@sas-seniorklubb.no skal benyttes til klubbintern og ekstern kommunikasjon for å sikre at alle styremedlemmer kan holde seg oppdatert på klubbens virksomhet.(rev.05.jan.2022)
  • Implementering av GNIST (StyreWeb) som ved økt innsats og bruk i styret blir et

    godt tilbud til alle med Smarttelefon, nettbrett og PC.

    Dette vil gi medlemmene flere aktuelle meldinger om reiser, møter og aktiviteter.

     

  • Pr.post sender Styret skriftlig orientering til medlemmer som ikke har e-post.

    Jan:    Innkalling til årsmøte, orientering om årets program, aktiviteter og Wallenberg.    

    Mars:  Årsmøtereferat med regnskap og Budsjett. Utsendelse av medlemskontingent.

    Mai:    Orientering om høstens program. Påminnelse om ubetalt kontingent.

    Sept:  Generell orientering. Purring ubetalt kontingent.

    Des:    Orientering om frist for forslag til årsmøtet og påmelding

     

  • Foreningens ordning ved oppmerksomhet: (revidert 04.sept 2019)
  • En telefonsamtale på fødselsdagen til medlem/familiemedlem og kort/blomst på 80-
    årsdagen.
    -Seniormedlemskap med kontingentfritak innvilges for medlemmer fra fylte 90 år
    med blomster på fødselsdagen..
  • Æresmedlemskap Vurderes av styret etter innkommet forslag og kan gis til:

              #  medlemmer/tillitsvalgte med langt, aktivt og bidragende medlemskap.

              #  tillitsvalgte som med ekstraordinær innsats og bidrag som har hatt stor betydning      
                  for Seniorklubben`s status og utvikling.  Æresmedlemskap kan inkludere
                  kontingentfritak og andre elementer beskrevet under i dette og følgende avsnitt.

 

  1. Generell oppmerksomhet : GiveAway`s som  kan gis ved alle høvelige anledninger til alle. (Med vår Logo)
  2. Personlig anerkjennelse: Diplom for tjeneste i Seniorklubben Styre eller annen tillitsvalgt posisjon.  Overrekkes på Årsmøte/medlemsmøte.
  3. Personlig utmerkelse: Gis for særlig lang og betydningsfull tjeneste i Styre og/eller tillitsvalgt over lengre tid.(Med logo og navn) Overrekkes på Årsmøte

Sistnevnte besluttes av styret, etter innkommet forslag.

        Det kan og gis kombinasjoner av alle overnevnte alternativ.

        Styret bestemmer gavenes type og pris.                                                         

§ 6 Økonomi, revisjon og valg.

Økonomi

Seniorklubbens økonomiske grunnleggende og langsiktige forankring ligger i den årlige medlemskontingenten. Kontingenten kan kun reguleres av årsmøtet.

  • Regnskapet skal føres i StyreWeb etter vanlig norsk standard.
  • En annen mulighet gis gjennom” Grasrotstøtte” fra Norsk Tipping. Vi må derfor oppfordre alle medlemmer til å melde vårt organisasjonsnummer inn via sine spillekort.
  • Det søkes også årlig Wallenberg stiftelsen om økonomisk støtte til dedikerte prosjekter innenfor stiftelsens rammer og regelverk.

Klubbens økonomiske utvikling har eget agendapunkt på de månedlig Styremøter hvor status og utvikling følges nøye.

Styrehonorar og kompensasjoner

Styremedlemmer i seniorklubben kompenseres som følger.

  • Klubbens leder Kr. 3000.
  • Sekretær Kr. 2000
  • Kasserer Kr.4000.
  • Revisor Kr.1000

    Møtegodtgjørelse Kr.100 pr. møte arrangement.
    Kompensasjoner

  • Styret beslutter om spesielle verv og regelmessige oppgaver skal godtgjøres for vedvarende stort ansvar/tidsforbruk.
  • For arrangementenes reiseleder/kontaktpersoner reduseres reisekostnaden som følger

               pr.reisedag

    • Reiseleder:kr.200-1000.:
    • Ansvarlig kontaktperson kr.500
    • Assisterende kontaktperson kr.200
    • 1-dagsreise gratis, max. Kr.1000

                Gruppeleder innstiller og styret godkjenner. (endret  6.des 2018)                                                                                                                            

  • For aktivitetsansvarlig kan en avpasset kompensasjon fastsettes.
  • Styremedlemmer har gratis adgang til sommer/julelunsj (endret6.des 2018)
  • Styret skal vurdere om andre tillitsvalgte, som ved stort ansvar/tidsforbruk, skal tildeles gratis sommer- og/eller julelunsj. (endret6.des 2018)

Utover dette kan Styret, i særlige tilfelle, beslutte kompensasjon i forhold til ekstraordinær innsats og tidsforbruk.

Kostnader dekkes generelt etter følgende prinsipper.

Utgifter dekkes etter regning

Alle bilag skal signeres av kasserer og attesteres på eget originalbilag av klubbens leder eller Nestleder. Dersom man ønsker å bidra med en oppmerksomhet i seniorklubben kompenseres dette primært etter regning Er ikke dette hensiktsmessig gis en kompensasjon på kr.100 pr.gang med referanse til hvor/når. (endret 5.jan 2022)                                                                                                                                                                                       

Utbetaling kan utføres av kasserer ved godkjennelse av leder pr. mail eller underskrevet bilag.

  • For alle møter i seniorklubbens regi kompenseres med transportkostnader.
  • For egen bil, ikke over NAV-satser p.t kr: 2 pr. Km. Fellestransport skal tilstrebes.
  • For møtene på Røa kan vedlegg av kvittering, der dette utstedes som bilag, utelates.

    Forutsatt at det skrives i bilagsfeltet hva det kreves refusjon for.
    Videre at hele skjemaet attesteres på vanlig måte før utbetaling.

  • For ikke planlagte lengre og spesielle oppdrag vedlegges bilag behandlet etter våre retningslinjer.

 

 

§ 7 Revisor og revisjon

  • Revisor velges på årsmøtet og har en funksjonstid på 2 år.
  • Revisor skal ha kjennskap til økonomi/regnskap.
  • Revisjonen utføres i samsvar med gjeldene lover, forskrifter og god revisjonsskikk for foreninger.
  • Revisor forutsetter at kasserer utfører løpende regnskapsførsel.
  • Det foretas en løpende gjennomgang av klubbens regnskaper.
  • Revisors arbeid er honorert etter klubbens retningslinjer.
  • Revisor skriver revisorberetning, som skal fremlegges sammen med regnskapet på årsmøtet.

    § 8 Valgkomiteen.

  • Valgkomiteen er valgt av årsmøtet og har en funksjonstid på ett år. Komiteen konstituerer seg selv med leder kort tid etter tiltredelsen. Det vurderes om det er behov for å føre referat fra komitémøter.
  • Valgkomiteen tar tidlig kontakt med styret for å sette seg inn i hvordan styret har organisert seg og har planlagt arbeidet. Styret må gis anledning til å arbeide i fred, men valgkomiteen bør på avstand følge med og registrere hvordan styret og øvrige tillitsvalgte fungerer.
  • I november bør valgkomiteen ta kontakt med styret for å avklare om det er spesielle forhold det må tas hensyn til.
  • Valgkomiteen orienterer styret om sin innstilling senest 31. desember.
  • Valgkomiteens innstilling signeres av alle tre medlemmer og legges frem på årsmøtet.
  • Kandidatnavn refereres først når endelig innstilling er foretatt.

     

          Mandat

  • Valgkomiteen skal overfor årsmøtet fremme forslag på kandidater ifølge vedtektene.
  • Det er viktig å kjenne til krav og forventninger til de forskjellige posisjonene, leder, nestleder, sekretær og kasserer og annet nøkkelpersonell.

 

§ 9 Arbeidsgrupper.

Arbeidsgrupper og aktivitetsansvarlige nedsettes av styret etter behov og alle arbeidsgrupper skal ha en styrerepresentant. Egne arbeidsprosedyrer i gruppene kan utarbeides og aksepteres av styret.

Det forutsettes regelmessig dialog med styret som orienteres om fremdrift, resultater, årsplaner og eventuelle endringer i prosedyrer og deltagere.

Gruppeledere/styrerepresentant skal trenes til å forestå nødvendig rapportering direkte i StyreWeb og kunne benytte StyreWeb`s meldingssystem i nødvendig omfang for sitt ansvarsområde. Videre også oppdatere/informere gjennom StyreWeb i forhold til sine interne arbeidsprosedyrer.

 

§ 10 Reisegruppen.

 

En av seniorklubbens mest ressurskrevende oppgave er å planlegge og besørge gjennomføringen av vårt årlige reiseprogram. (endret  6.des 2018)

Reisene skal bidra til samhold og godt miljø i klubben. Det er derfor viktig at reisene har en høy sosial profil og at reisemålene i størst mulig grad oppfyller medlemmenes ønsker.

Til å ivareta denne oppgaven har styret valgt en leder for reisegruppen. Lederen velger selv antall gruppemedlemmer ut fra behov og erfaring.

Til støtte i dette arbeidet har gruppen etablert interne skriftlige arbeidsprosedyrer.

Reisegruppen holder derfor sine møter slik at forslag til et årsprogram overleveres for styrebehandling i Oktober hvert år. (endret  6.des 2018)

 

Årsprogram.

I utgangspunktet ligger hovedregelen på, 2 stk.1-dagsturer, 2 stk. 3-dagers reiser og 2 stk. lengre reiser. Reisegruppens ambisjon er for tiden å tilrettelegge for 3 reiser i første halvår og 3 reiser i siste halvår, altså 6 reiser i året. Dette kan dog variere noe fra år til år.

Programmet skal være en veiledning for medlemmene slik at de kan prioritere de reiser de ønsker å delta på m.h.t reisemål, opplevelser tidspunkt, pris og varighet.  

Årsprogrammet startes med en avklaring av reisemål på styremøtene i Mai/Juni. Programmet inneholder  et budsjett for turene som alltid må godkjennes av styret før tilbud om påmelding sendes ut.Reisen avsluttes med et styregodkjent regnskap.

 (endret  3.juni 2020)

 

Reiser generelt.

Reisegruppen har reorganisert sin arbeidsprosess slik at det nå er de valgte reiseoperatørene som forestår påmelding og betalingskrav direkte.

Reisegruppen og dens leder innhenter derfor tilbud fra et antall selekterte turoperatører og forhandler/sammenholder tilbud for å få beste kvalitet og pris. Unntaket kan være kortere reiser hvor involvering av turoperatør og tilbudsprosess blir uhensiktsmessig.

Gruppen har også ansvaret for eksterne bookinger og inngåelse av avtale for sommer og jule-lunsjer. (endret 3.juni 2020)

Reisene summeres i et forslag til årsprogram som presenteres/viderebehandles/godkjennes

av styret. Et sentralt krav på alle program og reiser er at klubben reiser som egen gruppe med tydelig avtrykk.

Alle reiser skal derfor ha en SAS Seniorklubb kontaktperson.(endret  6.des 2018)

Gruppereiser er fellesreiser som er åpen for alle medlemmer for OSL og distriktene. Reisens varighet kan være fra 1 til flere dager. Reisen foregår med felles transport og felles opplegg fra start til slutt. Det er viktig at enslige deltagere ivaretas, føler samhørighet og får optimalt utbytte av reisen. Dersom reisen krever fysisk god form skal det tilstrebes tilrettelagt for et enklere program for de som har behov for dette. Alternativt skal det besørges personlig assistanse. Hvis reisen gir mulighet, kan medlemmer ta med venner dersom de ikke fortrenger plass fra andre medlemmer. Dette gjelder bare turer som ikke er subsidiert av klubben.

Alle frister for betaling og avbestilling, følger alltid reiseoperatørens/hotellenes krav. Deltakere skal alltid om nødvendig bruke sin egen reiseforsikring, når deltakelsen uteblir.

På korte turer i egen regi, er seneste avbestilling 48 timer. Hvis klubben ikke lider tap, betales påmeldingsbeløpet tilbake. I noe tilfelle kan klubben holde tilbake noe av beløpet til dekning av egne kostnader.

Der hvor en deltager på reise rammes av en akutt og alvorlig hendelse som krever rask behandling kan reisens kontaktperson etter egen vurdering der og da bidra økonomisk til dette

om ikke legehjelp raskt kan finnes. Det siktes til bakke transport/støtte dit behandling eller ambulanse kan nås. All videre transport/behandling dekkes gjennom privat reiseforsikring.

Klubben vil dekke utlegget til Kontaktpersonen og vil søke kostnadene i denne sammenheng refundert. (endret 3.juni 2020)

§ 11 Foredragsgruppen.

Foredragsgruppen har som oppgave å besørge foredragsholdere på medlemsmøtene

Terskelen for å ha et innlegg skal være slik at også våre medlemmer skal kunne ha et foredrag/fortelle om en sak/opplevelse de vil dele med medlemmene.  Gruppens leder kan godkjenne et honorar til foredragsholder på inntil kr 2500,-. Beløp utover dette må avklares med leder/kasserer for aksept (endret 05jan.2022)

Det utarbeides en årsplan som skal forelegges styret senest hver 15.oktober for kommende år.

  

§ 12 Data/IT-gruppen 

Styret velger leder for datagruppen og peker ut medlemmene.
Gruppens hovedoppgave er å vurdere og anbefale utstyr og systemer som benyttes i seniorgruppens arbeid.

Videre å utarbeide treningsplaner og besørge opplæring internt i styret og til medlemmene der dette kan foretas med de ressursene som finnes innenfor seniorklubbens økonomi og medlemmer.

Det utarbeides en årsplan som skal forelegges styret senest hver 15.oktober for kommende år.

 

§ 13 Arrangement av medlemsmøter

Styrer velger et styremedlem  som aktivitetsansvarlig for praktiske gjøremål i forbindelse med klubbens medlemsmøter. Aktivitetsansvarlig planlegger nødvendige ressurser fra medlemmene

til servering og kjøkkentjeneste før og etter møtet. Styret vurderer jevnlig hva som skal serveres. For øvrig deltar styremedlemmene med å sette inn/fjerne bord og stoler og assisterer for øvrig ved behov der det kreves. (endret 3.juni 2020)

 

§ 14Trimgruppen.

 

Trimaktiviteten «Den Gyldne Spaserstokk» knyttes opp med egen aktivitetsansvarlig og støtteperson. Etablert praksis med seks aktiviteter pr år fortsetter. Aktivitetsansvarlige forholder seg til leder av Gruppen. Det er også utpekt en aktivitetsansvarlig for sykkelturer. (endret 3.juni 2020)

 

Gruppen vurderer også sykkelturer og andre passende aktiviteter for medlemmene. 

Det utarbeides en årsplan som skal forelegges styret senest hver 15.oktober for kommende år.

 

§ 15 Senior hjelper senior med sosial kontakt.

Sosial kontakt er viktig for alle. De fleste får dette gjennom familie, jobb og venner. Når dette avtar så kan ensomhet tilta. Noen medlemmer kan derfor bli utenfor disse muligheter til tilfredsstillende sosial kontakt.

  • Et primært tiltak i denne sammenheng er å etablere støtte fra en annen senior.
  • Oftere besøk og kontakt med kollegaer fra tidligere arbeidsplass kan bli
    et avlastende og hyggelig innslag i hverdagen, både for medlemmet og familien.

     

  • Wallenbergstiftelsens midler er særlig rettet inn mot denne gruppe. Den kan ikke
    erstatte personlig kontakt, men her kan seniorklubben bidra med midler til å
    realisere en mere planlagt og dedikerte tilbud.

.

Alle aktiviteter uten overnatting bør enkeltvis kunne tilrettelegges også for medlemmer med helt spesielle støttebehov. Herunder behov for faglig personale, som da skal være med.

 

 

ooooooooooooooooooooooooooooooo0000000000ooooooooooooooooooooooooooooooooo

 

Revidert 06.desember 2018/et

Revidert 03.juni           2020/et

Revidert 26.mai           2021/et

Sist revidert  05.jan.    2022/et