Våre Retningslinjer

Retningslinjer for Seniorklubben OSL

§ 1 Historisk tilbakeblikk.

Dette dokument er utarbeidet av styret basert på vedtektene, årsmøtevedtak og erfaringer gjort siden tidligere «Pensjonistforeningen» etablert 1980, ble reorganisert til SAS Seniorklubb OSL i 2010. Da ble en ny formann og et nytt styre valgt.

Man la an arbeidet for et tettere samarbeid med foreningene/klubbene i Norge, og videreførte også samarbeidet med Wallenberg-stiftelsen og kontakten med Sverige og Danmark, med ett møte i året.

§ 2 Formål.

Å samle pensjonert personell fra SAS konsernet i en frittstående SAS Seniorklubb OSL.
Bidra til medlemmenes trivsel, sosiale og helsemessige situasjon.
Kulturelle interesser.
-Økonomisk og Data/IT forståelse.

Ved å holde møter med foredrag, kurs, sosiale samvær for grupper og enkeltpersoner. Reiser og trimturer som fremmer fellesskapet

§ 3 Retningslinjer

De følgende retningslinjer gjelder for alt tillitsarbeid og kan revideres av styret etter behov, så lenge de ikke bryter med seniorklubbens vedtekter eller årsmøtevedtak.

Vedtekter og årsmøtevedtak er styrets mandat gitt av medlemmene, og er grunnlaget for alle beslutninger i styret og i organisasjonen for øvrig.

Styret kan gjøre vedtak i grunnleggende enkeltsaker der vedtektene ikke anses uttømmende formulert og fremme endringsforslag ved førstkommende årsmøte.

Ved behov kan det i tillegg utarbeides interne praktiske arbeidsprosedyrer individuelt gjeldene for grupper og aktiviteter. Disse kan hverken erstatte eller være i konflikt med disse retningslinjer.

§ 4 SAS Seniorklubb OSL organisasjon består av:

Styret, Valgkomite, Revisjon, Aktivitets– og Arbeidsgrupper

Styrets ansvar og arbeidsmetoder.

Styret konstitueres med arbeidsgrupper etter hvert valg hvor arbeidet fordeles og delegeres. En nestleder velges for et år ad gangen og en representant til styret i Wallenbergstiftelsen hver 3.år.

(endret 9.juni 2022)

Det skal være en åpen forvaltning og kommunikasjon.

Alt arbeid som utføres av SAS Seniorklubbs tillitsvalgte, utføres på ideelt grunnlag og

faktiske kostnader dekkes etter regning. Styret kan fastsette faste honorarer for tillitsmanns arbeide samt møte- og transportgodtgjørelser.

Arbeidsmetoder:

StyreWeb er klubbens valgte datasystem og skal brukes på alle nivå, det er utviklet en egen treningsplan på Styrenivå og nøkkelpersonell for dette. Implementering av GNIST kan utvikles til et verktøy for planlegging og informasjon til medlemmene. Alle styremedlemmer må ha et dataprogram som kommuniserer med øvrige styremedlemmer, f.eks. Office 365.

Når det endres personer i en rolle i foreningens styre, må det lages en opplæringsplan for denne rollen. Det er viktig med kontinuitet i et styre.

Styret skal benytte arbeidsmetoder som er minst mulig tidkrevende for deltakerne, og gir de rimeligste og beste resultater for medlemmene.

Dette for å gi best mulig kontroll, kontinuitet og forutsigbarhet i følgende årsplaner:

for alle møter og aktiviteter
for alle reiser
foredragsholdere
for økonomi, budsjett og regnskap

Det skal settes klare frister og mål for handlingsplaner og beslutninger som følges opp gjennom møtereferater.

Styret delegerer arbeidet og nedsetter aktivitets – og arbeidsgrupper etter behov, og gir videre alle gruppene mål og forventninger til deres arbeid.

Styret har derfor besluttet at styrets møterutiner skal følges på alle møter i foreningens regi og alle grupper skal derfor ha ett styremedlem som leder/koordinerende.

§ 5 Medlemskap og kontakt med medlemmene.

Følgende aktiviteter skal gjennomføres for å bidra til god informasjon og dialog mellom styret og medlemmene:

Medlemsmøter avholdes første onsdag i måneden på Røa, under en hyggelig og sosial profil hvor medlemmene får anledning til å treffes over en kopp kaffe og servering. For Gardermoen holdes også medlemsmøter på SAS Museet 3.onsdag i måneden.(endret 2.nov 2022)

Styret gir en kort orientering i forhold til årsplanene og det er viktig å høre medlemmenes meninger og kommentarer. Det avholdes varierte foredrag.
Medlemmene kan ha med seg ledsager på møtene, om ønskelig eller nødvendig. Ledsager
inviteres til sommer- og julelunsj til kostpris.
Medlemskontingenten er seniorklubbens grunnleggende, langsiktige økonomiske forankring. Prosessen for innbetaling i 4 steg for dette er:
1)Utsendelse faktura pr.15.mars med frist 01. april.
2)Påminnelse ubetalt kontingent pr.15.mai med frist 15.juni.
3)Purring for ubetalt kontingent 01.september med frist 15.september.
      Maler for påminnelse og purring ligger i StyreWeb
4)Oktober/november foretas årlig vurdering av medlemskap inkludert en ringerunde til de som enda ikke har betalt.
              Alle avgjørelser om endret medlemskap ved utestående kontingent krever styrebehandling
              og gis skriftlig til de som ikke svart på punktene 1,2,3 og 4.
Styrets svartjeneste på telefon 95 83 36 88

Hjemmesiden og E-post
Hjemmesiden, https://www.sas-seniorklubb.no/ skal gi medlemmene all nødvendig informasjon om klubbens planlagte aktiviteter i kalenderformat, Vedtekter og Retningslinje. Det er styrets ansvar å bidra til å holde Hjemmesiden oppdatert.
Hjemmesiden skal ha en Web og redaktør-ansvarlig. (endret 9.juni 2022)
E-post,post@sas-seniorklubb.no skal benyttes til klubbintern og ekstern kommunikasjon for å sikre at alle styremedlemmer kan holde seg oppdatert på klubbens virksomhet.(rev.05.jan.2022)
Pr.post sender Styret skriftlig orientering til medlemmer som ikke har e-post.

Jan: Innkalling til årsmøte.

Mars: Årsmøtereferat med regnskap og Budsjett, samt utsendelse av medlemskontingent.

(endret 9.juni 2022)

Medlemskap og foreningens ordning ved påskjønnelser:

Medlemkategorier: (tilføyd.redigert og endret 02nov2022)

Betalende medlem
Betaler kontingent og har stemmerett.

            Når et medlem sier opp sitt medlemskap, opphører også det tilhørende
            familiemedlemskap.
            Når et medlem faller fra, kan tilhørende familiemedlemskap for samme
            person endres til medlemskap hvor kontingent betales og tilhørende
            rettigheter følger med.

      Medlemmer som har ikke har innbetalt kontingent per 15.september kan ikke
      subsidieres, før kontingenten er betalt.(rev.02nov 2022).
Familiemedlem:
Betaler ikke kontingent og har samme ansiennitet som tilhørende medlem.
Se også punktene ovenfor. (rev.02nov 2022)
Støttemedlem: (rev.02nov 2022)
Etter eget ønske kan dette innvilges av Styret og det betales ordinær kontingent. Kan også benyttes under særlige forhold av midlertidig karakter (eks.sykdom)

Foreningens ordning ved påskjønnelser:
Seniormedlemskap med kontingentfritak innvilges for betalende medlemmer fra fylte 90 år med blomster på fødselsdagen..
Æresmedlemskap Vurderes av styret etter innkommet forslag og kan gis til:

# medlemmer/tillitsvalgte med langt, aktivt og bidragende medlemskap.

              # tillitsvalgte som med ekstraordinær innsats og bidrag som har hatt stor
                  betydning for Seniorklubbens status og utvikling. Æresmedlemskap kan
                  inkludere kontingentfritak og andre elementer beskrevet under i dette og
                  følgende avsnitt.

En telefonsamtale på fødselsdagen til medlem/familiemedlem og kort/blomst
80-årsdagen.
Bårebukett ved medlemmenes bortgang. (endret 02.nov.2022)

Generell oppmerksomhet : GiveAway`s som kan gis ved alle høvelige anledninger til alle. (Med vår Logo)
Personlig anerkjennelse: Signert Diplom for tjeneste i Seniorklubben Styre eller annen tillitsvalgt posisjon. Overrekkes på Årsmøte/medlemsmøte.
Personlig utmerkelse: Gis for særlig lang og betydningsfull tjeneste i Styre og/eller tillitsvalgt over lengre tid.(Med logo og navn) Overrekkes på Årsmøte

Sistnevnte besluttes av styret, etter innkommet forslag. Det kan og gis kombinasjoner av alle overnevnte alternativ. Styret bestemmer gavenes type og pris.

§ 6 Økonomi, revisjon og valg.

Økonomi

Seniorklubbens økonomiske grunnleggende og langsiktige forankring ligger i den årlige medlemskontingenten. Kontingenten kan kun reguleres av årsmøtet.

Det overføres årlig støtte fra Norsk Tipping ”Grasroandelen”Vi må derfor oppfordre alle medlemmer til å melde vårt organisasjonsnummer inn via sine spillekort.
Det søkes årlig momskompensasjon fra Lotteri og Stiftelsestilsynet. (endret 9.juni 2022)
Det søkes årlig Wallenberg stiftelsen om økonomisk støtte til dedikerte prosjekter innenfor stiftelsens rammer og regelverk.

Klubbens økonomiske utvikling har eget agendapunkt på de månedlig Styremøter hvor status og utvikling følges nøye.

Styrehonorar, kompensasjoner og kostnads dekninger.

Styrehonorarer pr.år

LederKr. 4000. (endret 9.juni 2022)
NestlederKr. 1500.(endret 9.juni 2022)(endret 06.mars 2024)
Sekretær Kr. 2000
Kasserer Kr. 4000
StyremedlemmerKr. 1000 (tilføyd 06.mars 2024)
Revisor Kr.1000

Møteforberedelse godtgjøres med kr: 150 pr. møte (endret 06.mars 2024)

Kompensasjoner.
Styret beslutter om spesielle verv og regelmessige oppgaver skal godtgjøres for vedvarende stort ansvar/tidsforbruk.
For arrangementenes reiseleder/kontaktpersoner reduseres reisekostnaden som følger
pr.reisedag
- Reiseleder:kr.200-1000.:
- Ansvarlig kontaktperson kr.500
- Assisterende kontaktperson kr.200
- 1-dagsreise gratis(endret 06.mars 2024)
Gruppeleder innstiller og styret godkjenner.
For aktivitetsansvarlig kan en avpasset kompensasjon fastsettes.
Styremedlemmer har gratis adgang til sommer/julelunsj
Styret skal vurdere om andre tillitsvalgte, som ved stort ansvar/tidsforbruk, skal tildeles gratis sommer- og/eller julelunsj.

Utover dette kan Styret, i særlige tilfelle, beslutte kompensasjon i forhold til ekstraordinær innsats og tidsforbruk.

Kostnads dekning.

Utgifter dekkes etter regning.

Alle bilag skal signeres av kasserer og attesteres på eget originalbilag av klubbens leder eller nestleder. Utbetaling kan, i spesielle tilfelle, utføres av kasserer ved godkjennelse av leder pr. mail.

Dersom man ønsker å bidra med en oppmerksomhet i seniorklubben, refunderes dette primært etter regning. Er ikke dette hensiktsmessig, gis en kompensasjon på kr.100 pr.gang med referanse til hvor/når.

For alle møter i seniorklubbens regi kompenseres transportkostnader.
For egen bil må ikke satsen overskride skattefritt beløp (fastsettes årlig av Skatteetaten). Kilometergodtgjørelsen er økt til kr.3 pr. kilometer. Fellestransport skal tilstrebes.(endret 9.juni 2022)
For 1-dags møtene på Røa og Gardermoen kan kvitteringer/bilag utelates.
Forutsatt at de dokumenteres i bilagsfeltene på vårt Transportskjema, som attesteres på vanlig måte før utbetaling. (endret 9.juni 2022)
For ikke- planlagte, lengre og spesielle oppdrag vedlegges bilag behandlet etter våre retningslinjer.

§ 7 Revisor og revisjon

Revisor velges på årsmøtet og har en funksjonstid på 2 år.

Revisor skal ha kjennskap til økonomi/regnskap.
Revisjonen utføres i samsvar med gjeldene lover, forskrifter og god revisjonsskikk for foreninger.
Revisor forutsetter at kasserer utfører løpende regnskapsførsel.
Det foretas en løpende gjennomgang av klubbens regnskaper.
Revisors arbeid er honorert etter klubbens retningslinjer.
Revisor skriver revisorberetning, som skal fremlegges sammen med regnskapet på årsmøtet.
§ 8 Valgkomiteen.
Valgkomiteen består av 3 personer (endret 9.juni 2022) og velges av årsmøtet og har en funksjonstid på ett år. Komiteen konstituerer seg selv med leder kort tid etter tiltredelsen. Det vurderes om det er behov for å føre referat fra komitémøter.
Valgkomiteen tar tidlig kontakt med styret for å sette seg inn i hvordan styret har organisert seg og har planlagt arbeidet. Styret må gis anledning til å arbeide i fred, men valgkomiteen bør på avstand følge med og registrere hvordan styret og øvrige tillitsvalgte fungerer.
I november bør valgkomiteen ta kontakt med styret for å avklare om det er spesielle forhold det må tas hensyn til.
Valgkomiteen orienterer styret om sin innstilling senest 31. desember.
Valgkomiteens innstilling signeres av alle tre medlemmer og legges frem på årsmøtet.
Kandidatnavn refereres først når endelig innstilling er foretatt.

Mandat
Valgkomiteen skal overfor årsmøtet fremme forslag på kandidater ifølge vedtektene.
Det er viktig å kjenne til krav og forventninger til de forskjellige posisjonene, leder, nestleder, sekretær og kasserer og annet nøkkelpersonell.

§ 9 Arbeidsgrupper.

Arbeidsgrupper og aktivitetsansvarlige nedsettes av styret etter behov under den årlige konstitueringen (endret 9.juni 2022) og alle arbeidsgrupper skal ha en Gruppeleder/styrerepresentant. Egne arbeidsprosedyrer i gruppene kan utarbeides og aksepteres av styret.

Det forutsettes regelmessig dialog med styret som orienteres om fremdrift, resultater, årsplaner og eventuelle endringer i prosedyrer og deltagere.

Gruppeledere/styrerepresentant skal trenes til å forestå nødvendig rapportering direkte i StyreWeb og kunne benytte StyreWebs meldingssystem i nødvendig omfang for sitt ansvarsområde. Videre også oppdatere/informere gjennom StyreWeb i forhold til sine interne arbeidsprosedyrer.

§ 10 Reisegruppen.

En av seniorklubbens mest ressurskrevende oppgaver er å planlegge og besørge gjennomføringen av vårt årlige reiseprogram.

Reisene skal bidra til samhold og godt miljø i klubben. Det er derfor viktig at reisene har en høy sosial profil og at reisemålene i størst mulig grad oppfyller medlemmenes ønsker.

Til å ivareta denne oppgaven utpeker styret en leder for reisegruppen.

Til støtte i dette arbeidet har gruppen etablert interne skriftlige arbeidsprosedyrer.

Reiser generelt.

Gruppereisene er fellesreiser som er åpen for alle medlemmer for OSL og distriktene.

Antall reiser ligger årlig normalt på, 2 stk.1-dagsturer, 2 stk. 3-dagers reiser og 2 stk. lengre reiser.

ambisjonen er å tilrettelegge for 3 reiser i første halvår og 3 reiser i siste halvår, altså 6 reiser i året. Dette kan dog variere noe fra år til år.

Reisen foregår med felles transport og felles opplegg fra start til slutt. Det er viktig at enslige deltagere ivaretas, føler samhørighet og får optimalt utbytte av reisen. Dersom reisen krever fysisk god form skal det tilstrebes tilrettelagt for et enklere program for de som har behov for dette. Alternativt skal det besørges personlig assistanse. Hvis reisen gir mulighet, kan medlemmer ta med venner dersom de ikke fortrenger plass fra andre medlemmer. Dette gjelder bare turer som ikke er subsidiert av klubben. Enslige medlemmer kan ta med en venn som er med på lik linje med familiemedlemmer. (rev.02nov 2022)

Reisegruppen arbeider nå slik at det er de valgte reiseoperatørene som forestår påmelding og betalingskrav direkte.

Der hvor Seniorklubben selv fungerer som reiseoperatør og reisen inneholder valg av rom eller lugartyper skal ingen betaling skje før påmeldt rom/lugar er bekreftet av Seniorklubben. (endret 9.juni 2022)

Reisegruppen og dens leder innhenter derfor tilbud fra et antall selekterte turoperatører og forhandler/sammenholder tilbud for å få beste kvalitet og pris. Unntaket kan være kortere reiser hvor involvering av turoperatør og tilbudsprosess blir uhensiktsmessig

Alle frister for betaling og avbestilling, følger alltid reiseoperatørens/hotellenes krav. Deltakere skal alltid om nødvendig bruke sin egen reiseforsikring, når deltakelsen uteblir.

På korte turer i egen regi, er seneste avbestilling 48 timer. Hvis klubben ikke lider tap, betales påmeldingsbeløpet tilbake. I noe tilfelle kan klubben holde tilbake noe av beløpet til dekning av egne kostnader.

Der hvor en deltager på reise rammes av en akutt og alvorlig hendelse som krever rask behandling kan reisens kontaktperson etter egen vurdering der og da bidra økonomisk til dette

om ikke legehjelp raskt kan finnes. Det siktes til bakke transport/støtte dit behandling eller ambulanse kan nås. All videre transport/behandling dekkes gjennom privat reiseforsikring.

Klubben vil dekke utlegget til Kontaktpersonen og vil søke kostnadene i denne sammenheng refundert.

Årsprogram.

Reisegruppen administreres slik at forslag til et års program overleveres for styrebehandling i oktober hvert år.

Reisene summeres i et forslag til års program som presenteres/videre behandles/godkjennes

av styret. Et sentralt krav på alle program og reiser er at klubben reiser som egen gruppe med tydelig avtrykk. Alle reiser skal derfor ha en SAS Seniorklubb kontaktperson.

Årsprogrammet startes med en avklaring av reisemål på styremøtene i mai/juni. Reisene skal alltid ha et budsjett som må godkjennes av styret før tilbud om påmelding sendes ut Reisene avsluttes med et styregodkjent regnskap.

Gruppen har også ansvaret for eksterne bookinger og inngåelse av avtale for sommer og jule-lunsjer.

Programmet skal være en veiledning for medlemmene slik at de kan prioritere de reiser de ønsker å delta på m.h.t reisemål, opplevelser tidspunkt, pris og varighet.

§ 11 Foredragsgruppen.

Foredragsgruppen har som oppgave å besørge foredragsholdere på medlemsmøtene

Terskelen for å ha et innlegg skal være slik at også våre medlemmer skal kunne ha et foredrag/fortelle om en sak/opplevelse de vil dele med medlemmene. Gruppens leder kan godkjenne et honorar til foredragsholder på inntil kr 2500,-. Beløp utover dette må avklares med leder/kasserer for aksept. Det utarbeides en årsplan som skal forelegges styret senest hver 15.oktober for kommende år.

§ 12 Data/IT-gruppen

Styret velger leder for datagruppen og peker ut medlemmene.
Gruppens hovedoppgave er å vurdere og anbefale utstyr og systemer som benyttes i seniorgruppens arbeid.

Videre å utarbeide treningsplaner og besørge opplæring internt i styret og til medlemmene der dette kan foretas med de ressursene som finnes innenfor seniorklubbens økonomi og medlemmer.

Det utarbeides en årsplan som skal forelegges styret senest hver 15.oktober for kommende år.

§ 13 Arrangement av medlemsmøter

Det utpekes en ansvarlig for at innkjøp besørges og etablering av periodiske vaktlister blant våre medlemmer for kjøkkenassistanse/servering, før og etter våre medlemsmøter. (endret 9.juni 2022) .

Styret må jevnlig vurdere det som serveres. For øvrig deltar styremedlemmene med å sette inn/fjerne bord/ stoler og assisterer for øvrig ved behov der det kreves.

§ 14Trimgruppen.

Trimaktiviteten «Den Gyldne Spaserstokk» knyttes opp med egen aktivitetsansvarlig og støtteperson. Etablert praksis med seks aktiviteter pr år fortsetter. Aktivitetsansvarlige forholder seg til leder av Gruppen. Det er også utpekt en aktivitetsansvarlig for sykkelturer.

Gruppen vurderer også sykkelturer og andre passende aktiviteter for medlemmene.

Det utarbeides en årsplan som skal forelegges styret senest hver 15.oktober for kommende år.

§ 15 Senior hjelper senior med sosial kontakt.

Sosial kontakt er viktig for alle. De fleste får dette gjennom familie, jobb og venner. Når dette avtar så kan ensomhet tilta. Noen medlemmer kan derfor bli utenfor disse muligheter til tilfredsstillende sosial kontakt.

Et primært tiltak i denne sammenheng er å etablere støtte fra en annen senior.
Oftere besøk og kontakt med kollegaer fra tidligere arbeidsplass kan bli
et avlastende og hyggelig innslag i hverdagen, både for medlemmet og familien.
Wallenbergstiftelsens midler er særlig rettet inn mot denne gruppe. Den kan ikke
erstatte personlig kontakt, men her kan seniorklubben bidra med midler til å
realisere en mere planlagt og dedikerte tilbud.

Alle aktiviteter uten overnatting bør enkeltvis kunne tilrettelegges også for medlemmer med helt spesielle støttebehov. Herunder behov for faglig personale, som da skal være med.

ooooooooooooooooooooooooooooooo0000000000ooooooooooooooooooooooooooooooooo

Revidert 06.des. 2018/et

Revidert 03.juni 2020/et

Revidert 26.mai 2021/et

Revidert 05.jan. 2022/et

Revidert 09.jun 2022/et

Revidert 02.nov 2022/et

Revidert 01.mar 2023/gh

Revidert 06.mar 2024/gh